Визирование документов

Визированием документов, прежде всего, называется процесс внутреннего согласования документов внутри организации, не требующего обязательного подписания документа.

Процесс согласования документа, в свою очередь, может подразумевать под собой как и внутреннее рассмотрение документов, так и внешнее, т.е. является более широким понятием, чем визирование.

Использование различных почтовых сервисов обычно сопряжено с довольно низким уровнем информационной безопасности. Системы СЭД, в свою очередь, обладают более высоким уровнем защиты данных, но при необходимости быстрого визирования документов в удалённом режиме, данный кластер решений тоже сталкивается с рядом проблем, таких как: большое количество элементов интерфейса, усложненные сценарии, отсутствие мобильной версии системы и др.

Модуль “Визирование” представляет собой информационное пространство для оперативного согласования документов с интуитивно понятным пользовательским интерфейсом.

Часто для быстрой коммуникации между руководителем и его подчиненным в формате «отправить - посмотреть - согласовать» подписание электронной подписью или сверка документа с другими лицами не требуется. Однако, в случае пересмотра бизнес-процесса в решении предусмотрена возможность настройки применения усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Визирование документов обычно предполагает участие определённых лиц, зависящих от структуры организации и характера документооборота. В общем случае, визирование осуществляется лицами, обладающими соответствующими полномочиями и ответственностью за принятие решений в рамках данного процесса. Такие лица могут включать в себя:

1. Руководителей отделов или подразделений, ответственных за содержание и подготовку документов.

2. Непосредственных руководителей (руководителей проектов, руководителей группы и т. д.), чьи функции включают контроль и утверждение документов.

3. Специалистов или экспертов, обладающих необходимыми знаниями или компетенциями для оценки содержания документов.

4. Юридических сотрудников, проверяющих юридическую правильность документов и их соответствие законодательству.

5. Другие заинтересованные стороны, чьё участие в процессе визирования определяется спецификой конкретной ситуации или требованиями организации.

В конечном итоге, конкретные лица, участвующие в визировании документов, определяются внутренними правилами и процедурами организации, а также установленными регламентами и политиками документооборота.