Digital Design Управление заявками

В современных условиях организации, независимо от их размера и сферы деятельности, сталкиваются с необходимостью улучшения бизнес-процессов. Существенная их часть является, по сути, заданиями на обслуживание внешних или внутренних клиентов предприятия.

Зачастую процессы согласования заявки на обслуживание недопустимо затягиваются из-за отсутствия на рабочем месте уполномоченных лиц, либо их загруженности, а также невозможности параллельного выполнения несвязанных задач; часть заявок утрачивается в процессе рассмотрения и планирования.

Это приводит к коммерческим рискам, простоям, непроизводительным потерям времени руководителей и исполнителей, увеличивает затраты на обработку и хранение заявок. Как следствие, снижается эффективность деятельности компании в целом.

Продукт «Digital Design Управление заявками» позволяет обеспечить качественное выполнение задач по обработке заявок, а также контролировать работу организации на всех уровнях управления.

Области функционального применения решения «Digital Design Управление заявками»

Решение Digital Design позволяет автоматизировано обрабатывать заявки в различных службах компании. Вот лишь некоторые примеры использования:

• в юридическом отделе (заявки на вычитку и согласование договоров);
• в финансовом отделе (заявки на оплату счетов или подписание договоров);
• в отделе маркетинга (заявки на изготовление рекламных материалов или подготовку пресс-релизов);
• в отделе по управлению персоналом (заявки на подготовку пакетов документации, оформление командировок, отпусков и отгулов, страхование);
• в административно-хозяйственном отделе (заявки на обслуживание офисов или заказ расходных материалов, на курьерскую доставку);
• в IT-департаменте (заявки на обслуживание и поддержку инфраструктуры).

Решение для автоматизации процесса обработки заявок позволяет работать с одним или несколькими видами заявок одновременно, использовать типовые бумажные формы для каждого вида заявок и определять порядок их обработки в организации.

Возможности интеграции

«Digital Design Управление заявками» предлагает несколько стандартных вариантов отправки заявок:

• через интерфейс портала на основе Microsoft Office SharePoint Server;
• через интерфейс системы документооборота DocsVision 4.3;
• через интерфейс почтового клиента Microsoft Outlook.

Работа сотрудников, ответственных за обработку заявок, ведется в интерфейсе системы DocsVision.

Встроенный пример обработки заявок в IT-департамент

Стандартная поставка решения уже содержит встроенный пример процесса обработки заявок в IT-департаменте компании и позволяет автоматизировать следующие процессы:

• Incident Management;
• Configuration Management;
• Service Level Management.

Преимущества использования решения

• Скорость внедрения: компания-заказчик получает рабочий инструмент согласования заявок через 10 рабочих дней от начала проекта.
• Легкость освоения: интуитивные интерфейсы и возможность интеграции с привычными приложениями позволят пользователям быстро научиться работать в системе и начать ее полноценное использование.
• Гибкость настройки: уникальные возможности настройки системы позволят автоматизировать именно те функциональные области, которые необходимы бизнесу заказчика.
• Интеграция с офисными приложениями (Microsoft Excel, Microsoft Outlook): система позволит проводить анализ и оценку длительности процесса на каждом этапе, а также устанавливать оповещение о назначении задач конкретному сотруднику.

Ожидаемые результаты внедрения «Digital Design Управление заявками»

• снижение трудозатрат на обслуживание процесса обработки заявок, повышение его надежности;
• повышение прозрачности системы обработки заявок, возможность отслеживания статуса выполнения задач всеми участниками процесса;
• снижение влияния человеческого фактора т.к. система не зависит от кадровых перестановок или присутствия ответственного лица на рабочем месте;
• повышение эффективности взаимодействия подразделений всей организации.

Сейчас вы можете:

• заказать презентацию решения «Digital Design Управление заявками».