О ЗАКАЗЧИКЕ«Менеджмент компания «Зеленая страна» (ранее «Еврогарден») была создана в мае 2006 года с целью развития в России сети садовых центров с широким ассортиментом разнообразных товаров и услуг для владельцев загородных домов. Торговая сеть «Зеленая страна» входит в крупнейшую европейскую сеть садовых центров Intratuin B. V. (www.intratuin.nl), одного из признанных лидеров европейского садоводческого рынка. СИТУАЦИЯВ связи с увеличением количества контрагентов и сотрудников «МК «Зеленая страна» ежедневно приходилось обрабатывать большое количество документов. Поэтому перед руководством компании остро встали вопросы автоматизации договорного и других документационных процессов, создания электронного архива документов для решения следующих задач: - организация удобного поиска и хранения информации;
- организация оборота документации для сопровождения текущей деятельности;
- сокращение сроков получения корреспонденции;
- создание эффективного и прозрачного механизма обработки заявок по технической поддержке.
Кроме того, будущая система электронного документооборота должна была предоставлять возможности работы с хранилищем документов через web-портал, поиска документов по имени файла и содержанию, а также разграничение прав доступа к объектам СЭД (регистрационным реестрам, папкам хранилища, отчетам, справочникам и т.д.). ВЫБОР РЕШЕНИЯ И КОМПАНИИ-РАЗРАБОТЧИКАОсенью 2007 года руководство «МК «Зеленая страна» провело тендер по выбору поставщика системы электронного документооборота, по результатам которого предпочтение было отдано компании Digital Design. Предложенное ее специалистами решение заключалось в построении системы документооборота «МК «Зеленая страна» на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007.В рамках проекта предполагалось использовать все преимущества выбранного продукта: - широкие возможности по настройке системы;
- высокий уровень масштабирования;
- инструменты интеграции с продуктами Microsoft;
- возможности web-доступа.
Договор между «МК «Зеленая страна» и Digital Design был подписан в октябре 2007 года. ВЫБОР РЕШЕНИЯ И КОМПАНИИ-РАЗРАБОТЧИКАВнедрение системы документооборота осуществлялось в два этапа. На первом этапе специалисты Digital Design провели обследование бизнес-процессов заказчика и создали проект будущей системы. Далее были реализованы следующие задачи: - построено электронное хранилище документов;
- автоматизирован договорной процесс;
- автоматизирован процесс обработки заявок на техническую поддержку.
Электронное хранилище документов «МК «Зеленая страна» было создано на базе программного продукта Microsoft Office SharePoint Server 2007. В рамках этой задачи специалистами Digital Design были настроены необходимые функциональные возможности: - библиотеки форм документов (шаблоны документов);
- формы документов в формате Microsoft InfoPath 2007 (входящие, исходящие, внутренние документы);
- регистрационные журналы (места регистрации и хранения документов с возможностью группировки и сортировки по атрибутам);
- справочник типов документов (внутренние, входящие, исходящие, с группировкой по типам);
- справочник номенклатуры дел;
- справочник сотрудников;
- справочник контрагентов;
- механизм поиска документов;
- механизм оповещения сотрудников (по электронной почте).
В рамках автоматизации договорного процесса был реализован механизм регистрации и согласования документации. Для решения этой задачи специалисты Digital Design задействовали следующие возможности Microsoft Office SharePoint: - хранилище договорной документации (библиотеку документов);
- форму договора в формате Microsoft InfoPath 2007;
- механизмы поиска документов (встроенные механизмы MOSS, в том числе полнотекстовый поиск);
- механизмы представления данных хранилища (с поддержкой группировки и сортировки по атрибутам карточки договора);
- механизмы маршрутизации договорной документации по определенным правилам (с возможностью модификации участников договорного процесса и последовательности движения документа в рамках процедуры согласования);
- механизмы уведомления участников договорного процесса (по электронной почте);
- механизмы мониторинга определенных событий договорного процесса;
- механизмы формирования истории обработки договорной документации.
Для автоматизации процесса обработки заявок на техническую поддержку и обеспечения их централизованного хранения в «МК «Зеленая страна» были использованы следующие функциональные возможности Microsoft Office SharePoint Server 2007: - механизмы поиска документов;
- механизмы представления данных хранилища и отчетности;
- маршрутизация заявок по определенным правилам;
- уведомление участников процесса обработки заявок (по электронной почте);
- мониторинг определенных событий процесса обработки заявок.
РЕЗУЛЬТАТЫВнедрение разработанной системы электронного документооборота позволило сделать процесс обращения документации более прозрачным и эффективным, сократить сроки выполнения рутинных операций, минимизировать риски потери информации и документов. Многие бизнес-процессы в «МК «Зеленая страна» значительно ускорились за счет создания единого информационного пространства, в результате чего существенно повысилась эффективность использования ресурсов компании. Результаты проекта комментирует Юрий Бруцкий, ИТ-директор «МК «Зеленая страна»: «Благодаря решению, предложенному и реализованному Digital Design, мы смогли в рекордно сжатые сроки автоматизировать систему документооборота на базе наиболее соответствующей потребностям компании системы. В результате проекта мы смогли повысить контролируемость процессов системы документооборота, упростить процедуру обработки документов и существенно сократить количество задействованных в ней ресурсов». «В мировой практике Microsoft SharePoint Server становится все более популярным инструментом для построения корпоративных систем электронного документооборота, - комментирует Алексей Семидетнов, директор департамента управления информацией Digital Design. – Мы считаем, что у этого программного продукта большие перспективы как на глобальном, так и на российском рынке СЭД, и это доказывают многочисленные примеры успешных внедрений».
|
