О компании

ООО "Юнитоп" на протяжении 15 лет осуществляет эксклюзивные поставки парфюмерии ряда фабрик Франции, Великобритании, Италии, США. Разветвленная дистрибьюторская сеть компании постоянно расширяется и охватывает практически все региональные рынки сбыта, как в России, так и в странах ближнего зарубежья.

Ситуация

Грамотное построение бизнес-процессов - это критически важное условие для эффективной работы любой компании. Именно поэтому руководство ООО "Юнитоп", изучив опыт зарубежных и российских предприятий, приняло решение о том, что компании необходима современная система автоматизации документооборота, на базе которой будут автоматизированы ключевые бизнес-процессы, связанные с документацией.

Такая система должна упорядочить работу с документами, объединить пользователей в единое информационное пространство, организовать систему поиска и процесс маршрутизации документов, а также предоставить средства контроля исполнительской дисциплины. Возможности уже функционирующей в компании системы не позволяли охватить весь спектр необходимых задач, в связи с чем было принято решение автоматизировать ряд основных бизнес-процессов:

• согласование заявок на наличные и безналичные платежи,
• контроль исполнительской дисциплины,
• делопроизводство.

Кроме того, в ходе формирования требований к внедряемому решению, стала понятна необходимость в интеграции нового бизнес-приложения с существующей системой "1С:Предприятие 7.7" для реализации обмена данными между системами.

По мнению специалистов ООО "Юнитоп", внедрение и интеграция системы автоматизированного документооборота должны были позволить компании повысить эффективность работы с документами и существенно сократить время на их обработку и поиск.

Решение

Рассмотрев представленные на рынке решения по автоматизации электронного документооборота, специалисты ООО "Юнитоп" остановили свой выбор на системе управления документами и бизнес-процессами DocsVision.

DocsVision - это комплексная система автоматизации бизнес-процессов, разработанная на базе технологии .Net и полностью интегрированная с платформой Microsoft. В основу DocsVision заложены наиболее современные технологии, обеспечивающие возможность реализации масштабируемых и удобных в использовании решений.

В качестве поставщика решения была приглашена компания Digital Design, крупнейший партнер DocsVision, обладающий большим опытом проведения проектов по автоматизации документооборота в крупных компаниях с разветвленными сетями сбыта, таких как ОАО "Леспром СПб", ЗАО "Компания Дилайн", ЗАО "Агровит", ЗАО Управляющая компания Корпорации "ЭКОНИКА".

Проект по внедрению системы DocsVision в компании "Юнитоп" стартовал в феврале 2006 года и был успешно завершен в конце апреля этого же года.

В ходе проекта специалисты компании Digital Design внедрили систему DocsVision на 25 пользовательских мест, автоматизировали процесс согласования платежей и контроль исполнительской дисциплины сотрудников. Для этого была настроена структура папок документов, созданы справочник типов и справочник сотрудников.

Широкие возможности базового функционала платформы DocsVision позволили выполнить проект максимально эффективно и в короткие сроки. Кроме того, в рамках проекта была реализована интеграция "1С:Предприятие 7.7" и DocsVision, что значительно упростило работу пользователей, использующих обе системы.

Благодаря этому стал возможен обмен данными между двумя приложениями. Пользователи получили возможность в любое время увидеть и отследить всю необходимую информацию, включая историю движения платежей, даты отправки, этапы согласования, имена ответственных сотрудников и т.д.

Результат

Решение Digital Design на платформе "DocsVison" и интеграция с "1С: Предприятие 7.7" позволили ООО "Юнитоп":

• сократить время согласования заявок на платежи
• исключить необходимость двойного ввода информации
• сократить число документов, не обработанных в установленные сроки.
• исключить вероятность появления дублирующих записей
• повысить эффективность совместной работы сотрудников
• контролировать исполнительскую дисциплину
• анализировать эффективность исполнения.

По словам Евгения Самбу, руководителя проекта со стороны компании Digital Design: "Сложным моментом в проекте стали работы по созданию модуля синхронизации в систему "1С: Предприятие 7.7", которые оказались несколько объемней, чем ожидалось. Но в конечном итоге мы справились с поставленной задачей - модуль был написан хорошо, и его даже не пришлось отлаживать при установке".

"Модернизация системы документооборота на базе DocsVision, - говорит Олег Шилло, начальник отдела ИТ ООО "Юнитоп", - и проведение интеграции с установленной в компании системой "1С:Предприятие 7.7" уже сейчас позволяет нам существенно уменьшить нагрузку на сотрудников и повысить эффективность контроля исполнительской дисциплины".