Краткое описание решения

Разработанная система «Управление Договорами» предназначена для автоматизации процесса подготовки договора и операций с заключенным договором с участием сотрудников, находящихся в локальной сети или имеющих доступ к серверу системы по протоколу HTTP.

Система «Управление договорами» представляет собой комплекс программного обеспечения, который состоит из серверной составляющей и клиентских составляющих. Серверная составляющая системы функционирует на сервере системы, который расположен в Управлении Информационных Технологий ООО «ССМ – Тяжмаш». Клиентские составляющие системы функционируют на рабочих станциях сотрудников ООО «ССМ – Тяжмаш».

Программное обеспечение системы может быть впоследствии использовано на других предприятиях для автоматизации работы по договорам.

Система разработана на платформе DocsVision 3.0, которая построена на базе программного обеспечения Microsoft SQL Server 2000 и Microsoft Internet Information Services Server 5.0. При разработке использован Microsoft .NET Framework 1.1.

Преимущества перед существующей технологией

Внедрение системы «Управление договорами» обеспечило следующие преимущества:

• Процесс подготовки договора и работа с заключенным договором упростились и стали намного более управляемыми и контролируемыми. Уменьшилось количество ошибок и задержек;
• Информация по договорам, сотрудникам и контрагентам хранится централизовано (в одной базе данных) и доступна в рамках единой системы документооборота DocsVision 3.0;
• Система автоматически (средствами DocsVision 3.0) реализует необходимые ограничения доступа к той или иной информации;
• Администрирование и мониторинг текущего состояния процесса согласования документов стандартизированы в рамках DocsVision 3.0;
• Реализация системы на платформе DocsVision 3.0 позволяет использовать средства и возможности DocsVision 3.0 по поиску и отображению информации;
• Реализация системы на платформе DocsVision 3.0 позволяет системе интегрироваться с другими приложениями в сфере документооборота, реализованными на той же платформе.

Описание решения, предлагаемого Digital Design

Архитектура системы

Система реализуется в соответствии с описанной ниже архитектурой

Состав системы

Программное обеспечение системы делится на следующие компоненты:

• Сервер системы Управление договорами.
• Клиент системы Управление договорами.

Сервер системы располагается в Управлении Информационных Технологий ООО «ССМ – Тяжмаш». Он обеспечивает хранение информации в базе данных, доступ к информации и (частично) обработку информации.

Клиентская составляющая системы устанавливается на компьютеры пользователей, имеющих доступ к серверу по протоколу HTTP. Клиентская составляющая обеспечивает пересылку информации с сервера системы и на сервер системы, а также визуальное представление информации и (частично) обработку информации.

Внедрение

Особенности внедрения

На внедрение системы оказали существенное влияние следующие обстоятельства:

• Число будущих пользователей системы было довольно большим (несколько сотен человек), причем большинство из них не были знакомы с платформой DocsVision.
• Разработка системы происходила одновременно с разработкой DocsVision 3.0.
• Система разрабатывалась для удаленного заказчика (г.Череповец).
• Объем ресурсов, которые заказчик мог выделить на внедрение системы, был достаточно мал из-за общего небольшого штата Управления Информационных Технологий ООО «ССМ – Тяжмаш» и предельной загруженности его сотрудников.

Большое количество будущих пользователей привело к необходимости сочетать внедрение системы с обучением заказчика. В короткие сроки было успешно проведено обучение большого числа сотрудников по программам обучения в зависимости от их роли в работе с договорами.

Разработка системы одновременно с разработкой DocsVision 3.0 потребовала тесного взаимодействия с группой разработки DocsVision при внедрении системы и тщательного планирования процесса внедрения.

Из-за удаленности заказчика возникающие при внедрении проблемы нередко приходилось решать совместно сотрудникам, осуществлявшим внедрение в г.Череповце, группе проекта и группе разработки DocsVision.

Из-за ограниченности ресурсов заказчика требовалось максимально тщательно планировать процесс внедрения, проверять устанавливаемое программное обеспечение в условиях, имитирующих реальные условия заказчика.

Дата окончания проекта - Март 2004

Опытная эксплуатация

На этапе опытной эксплуатации были выявлены дополнительные требования заказчика к системе. Архитектура системы и возможности платформы DocsVision позволили реализовать эти требования без радикальных изменений программного обеспечения.

На этапе опытной эксплуатации были также выявлены и исправлены некоторые ошибки программного обеспечения, не выявленные на более ранних этапах.