О ЗАКАЗЧИКЕ
Государственное Унитарное Предприятие «Петербургский метрополитен» – второй по возрасту и протяженности метрополитен в России (длина линий - 105,6 км, количество станций – 60). Основные направления деятельности Петербургского Метрополитена – это пассажирские перевозки, а также проектно-конструкторские услуги: разработка и изготовление механических и электромеханических устройств, подъемно-транспортного оборудования, электронного оборудования и систем, выпуск документации (тексты, схемы, чертежи на основе компьютерной графики). В компании работает более 1000 сотрудников.
СИТУАЦИЯ
Партнерство компании Digital Design и Петербургского Метрополитена ведет свою историю с конца 2002 года. В этот период в связи с возросшим потоком документов руководство Метрополитена столкнулось с необходимостью автоматизации документооборота и ряда бизнес-процессов для обеспечения бесперебойной и эффективной работы организации. В результате проведенного анализа возможностей систем, представленных на рынке, выбор Метрополитена остановился на системе электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов DocsVision. В качестве партнера по внедрению была выбрана компания Digital Design, обладающая значительным опытом решения аналогичных задач и уникальной командой экспертов в области автоматизации документооборота и бизнес-процессов.
РЕШЕНИЕ
В 2003 году Digital Design был реализован первый проект в Петербургском Метрополитене, в рамках которого специалисты компании автоматизировали работу IT-службы предприятия. В ходе этого проекта были реализованы задачи регистрации внутренних документов и создания специальной отчетности. Результатом проекта стало создание системы, позволяющей наладить учет и контроль внутренней документации. Внедрение явилось первым шагом к созданию комплексной системы управления документами и бизнес-процессами Петербургского Метрополитена. В дальнейшем внедренное решение не только успешно использовалось сотрудниками компании, но и постоянно развивалось совместными усилиями IT-специалистов Метрополитена и компании Digital Design в рамках проекта по технической и консультационной поддержке системы.
В 2005 году специалистами Digital Design был реализован проект по автоматизации задач канцелярии Метрополитена, а также системы контроля исполнительской дисциплины. Важным достижением этого этапа стало создание системы распределенного документооборота, которая успешно используется подразделениями офисов Метрополитена «Дом Связи-1» и «Дом Связи-2».
В дальнейшем сотрудничество между Digital Design и Петербургским Метрополитеном было успешно продолжено. В частности, был решен ряд новых задач по созданию единого информационного пространства Метрополитена:
- В 2006 году специалисты Digital Design расширили функциональность используемой системы, провели ряд доработок в рамках технической поддержки решения, осуществили миграцию системы на версию DocsVision 3.5 и обучили сотрудников метрополитена работе с ее новыми функциями
- Получила развитие система контроля исполнительской дисциплины, для которой были разработаны новые специализированные отчеты и формы.
- Автоматизирован ряд бизнес-процессов, в частности, процесс подготовки приказов и распоряжений, для которого было разработано интегрированное решение на базе продуктов Microsoft Office и DocsVision.
В рамках проекта было проведено развитие ранее созданной системы распределенной совместной работы: к ней была подключена отдельная площадка DocsVision, развернутая в одном из подразделений Метрополитена.
В 2007 году специалисты компании Digital Design продолжили усовершенствование внедренного решения. В рамках общего сопровождения системы был выполнен переход на новую версию DocsVision 3.6 и реализован проект по миграции данных. Был разработан и проведен специальный курс обучения работе с внедренным решением. Кроме того, система распределенной работы получила развитие в части автоматизации бизнес-процессов, обеспечивающих слаженное взаимодействие подразделений компании и удаленной площадки.
В 2008 году Петербургский Метрополитен столкнулся с острой необходимостью автоматизации процесса обработки факсимильных сообщений в связи с возрастающим потоком входящей и исходящей корреспонденции и значительным увеличением трудозатрат на рутинные действия по отправке и получению факсов. Ранее все операции с факсимильными сообщениями выполнялись посредством стационарных автономных факсимильных аппаратов. Это ограничивало возможности использования факса сотрудниками, рабочие места которых не имели соответствующего технического оснащения. Кроме того, требовалось решить проблему потери факсимильных сообщений и фиксировать историю их обработки. Для решения этой задачи специалисты Digital Design автоматизировали процесс обработки входящих и исходящих факсов на базе продуктов компании Microsoft, системы электронного документооборота DocsVision 3.6 и программы GFI Faxmaker for Exchange/SMTP.
Сегодня созданная система успешно функционирует и позволяет эффективно решать широкий спектр задач документооборота. Внедренное решение допускает одновременную работу 150 сотрудников. При этом СЭД максимально востребована пользователями и постоянно развивается совместными усилиями специалистов Digital Design и Петербургского Метрополитена. В частности, на протяжении нескольких лет интегратором непрерывно осуществляется техническая поддержка решения.
«Для нас была особенно важна возможность развития внедренной информационной системы по мере возникновения новых бизнес-задач, требующих автоматизации, и эта потребность в полной мере обеспечивается DocsVision, - комментирует начальник службы информации Петербургского Метрополитена Юрий Охроменко. – Компетентность и индивидуальный подход к клиенту со стороны специалистов Digital Design позволяют рекомендовать эту компанию как надежного партнера, способного оказывать долгосрочную поддержку внедренных решений».
|
