Сведения о заказчике

ОАО «Светогорск» – крупнейший целлюлозно-бумажный комбинат России, принадлежащий американской компании International Paper. Современное оборудование и высокая степень автоматизации позволяют комбинату использовать и внедрять передовые информационные технологии.

Описание проблемы

Для успешной работы любого подразделения комбината необходима слаженная и чётко регламентированная работа каждого сотрудника. Соответственно каждый сотрудник должен быть ознакомлен со своей инструкцией и другими процедурами, определяющими порядок работ. Инструкция сотрудника – это перечень правил, регламентирующих работу с оборудованием и поведение в описываемых ситуациях.

Процесс ознакомления с инструкцией обладал множеством проблем: – требовалось ознакомление множества сотрудников с новой инструкцией, сбор подписей в журналах учёта ознакомления, поиск тех, кто не расписался о знании инструкции. Процесс досконального тестирования знаний инструкций сотрудниками также представлял большую проблему.

Таким образом, для решения вышеописанных задач необходимо было реализовать систему для создания, хранения, утверждения и тестирования знаний инструкций для ОАО «Светогорск».

Решение, предлагаемое Digital Design

Компания Digital Design предложила систему, которая реализует хранение инструкций, автоматизирует и упорядочивает процесс утверждения инструкций, упрощает процесс рассылки и доставки, а также автоматизирует процесс тестирования знаний сотрудников.

Основное отличие от неавтоматизированного варианта – чётко упорядоченный процесс утверждения инструкций с ведением версий инструкций и доставка их каждому сотруднику.

Сам процесс рассылки и ознакомления с инструкцией упростился для менеджеров, которые этим занимаются. Менеджер, отвечающий за разработку инструкции, ознакомление с ней и тестирование знаний, теперь сможет, не обходя весь рабочий персонал, с помощью данной системы произвести все необходимые виды работ и проконтролировать их исполнение. Вся история взаимоотношений с инструкцией, как утверждающих её менеджеров, так и сотрудников сохраняется в системе. В любой момент времени можно узнать о том, когда конкретный сотрудник получил инструкцию, когда с ней ознакомился, когда и с какими результатами сдавал тесты. Тестирование знания инструкции сотрудниками может происходить как по инициативе менеджеров компании, так и в автоматическом режиме с некоторой периодичностью. Особенно стоит отметить широкие возможности по контролю знаний сотрудников как в каждой конкретной инструкции, так и набора инструкций в целом.

Для того чтобы система, а соответственно и инструкции в электронном виде, была доступна для каждого причастного работника, во всех цехах Департамента Энергетики было установлено по автоматизированному рабочему месту.

Система базируется на программной платформе DocsVision 1.0 (разработка Digital Design), MS Exchange или Lotus Notes. MS Exchange и Lotus Notes используются в качестве транспорта по доставке инструкций и тестов. В настоящее время для своей работы система использует MS Exchange 2000.

DocsVision используется как хранилище инструкций и их карточек, база данных - MS SQL 7.0 или MS SQL 2000.

Преимущества перед существующей технологией

Вместо постоянной рассылки бумажных инструкций, долгой процедуры их утверждения и ознакомления с ними персонала, получена полная автоматизация работ, с возможностью оперативного получения всех необходимых данных о том, в каком состоянии находится каждая инструкция, у кого она (на стадии утверждения) и каково знание инструкции конкретными сотрудниками.

Эффект от внедрения

Черненок Марина - инженер отдела технико-экономического планирования департамента энергетики ОАО "Светогорск" комментирует: «С внедрением данной системы в ОАО «Светогорск» были созданы очень важные и полезные для операторов нашего производства инструкции, из которых каждый оператор может получить необходимую ему информацию в любой удобный для него момент. Например, планируется останов котла, а оператор участвовал в этом процессе уже довольно давно, просто потому, что котел не так часто останавливают, и прошлый останов пришелся не в его смену. Вполне возможно, что человек в такой ситуации может чтото забыть, упустить из виду и т.д. С помощью системы доставки инструкций он может спокойно накануне просмотреть необходимую инструкцию и в нужный момент быть готовым к этой процедуре. Не говоря уже об аварийной ситуации, когда подсказка в виде электронной инструкции всегда оказывается под рукой.

Каждый оператор, обслуживающий то или иное оборудование, получил возможность индивидуально планировать свое время для изучения инструкций, и делает он это тогда, когда больше всего настроен на эту работу, а значит и качество знаний повышается.

Очень важный момент - тестирование. На наш взгляд, именно тесты позволяют поддерживать свои знания на необходимом уровне. Теперь каждый рабочий может самостоятельно проверять себя, делать это так часто, как он сам считает необходимым. По инициативе руководителей цехов нашего департамента 1 раз в квартал будет проводиться автоматическое тестирование с анализом результатов».

ОПИСАНИЕ РЕШЕНИЯ DIGITAL DESIGN

Архитектура системы

Система состоит из шести автоматизированных рабочих мест (АРМ):

• Административная консоль (Administration workstation) — предназначена для осуществления администрирования системы. Пользователи Административной консоли должны обладать правами администратора.
• АРМ подготовки инструкций (Instruction preparation workstation) — предназначен для подготовки и утверждения/отклонения инструкций. Для создания инструкций используется приложение MS Word. Пользователи АРМа должны обладать правами менеджера или администратора.
• АРМ подготовки тестов (Test preparation workstation) — позволяет создавать тестовые задания на основе утвержденных инструкций и проводить экзамены для сотрудников системы создания и доставки инструкций. Пользователи АРМа должны обладать правами менеджера или администратора.
• АРМ контроля (Monitoring workstation) — позволяет осуществлять просмотр и обработку результатов выполненных тестов. Пользователи АРМа должны обладать правами менеджера или администратора.
• Обозреватель инструкций (Instruction Browser) — позволяет просматривать список инструкций, имеющихся в системе, осуществлять поиск инструкций и фильтрацию списка инструкций. Из данного приложения могут быть запущены как отдельные приложения АРМ подготовки инструкций и АРМ подготовки тестов. Пользователи АРМа должны обладать правами менеджера или администратора.
• АРМ сотрудника (Employee’s workstation) — позволяет сотрудникам системы создания и доставки инструкций ознакомиться с инструкциями и выполнять тестовые задания. Данное приложение построено на основе клиентского рабочего места Lotus Notes и MS Outlook. Пользователи АРМа должны обладать правами сотрудника или администратора.

Общий алгоритм работы

Инструкция подготавливается менеджером из MS Word с использованием специального шаблона. После того, как менеджер подготовил инструкцию он определяет список утверждающих лиц, сотрудников которые должны быть ознакомлены с инструкцией. Этот список сотрудников будет использоваться для рассылки инструкции и тестов знания этой же инструкции, отдельных сотрудников можно прописывать только для ознакомления с инструкцией, без тестирования знаний по ней. Менеджер рассылает её на утверждение прямо из Word’a, для рассылки используется список утверждающих лиц.

Утверждающее лицо, получив инструкцию, может:

• Отклонить инструкцию – в этом случае ссылка на инструкцию будет отослана менеджеру, который создал её, с пометкой, что инструкция отклонена.
• Принять инструкцию с изменениями – это тот случай, когда инструкция принята, но с изменениями, которые внесены в её текст. В этом случае инструкция будет переслана следующему утверждающему лицу, а по завершению полного утверждения она возвращается менеджеру, который её создавал, и он должен еще раз послать её на утверждение, ибо вносились изменения. И так до тех пор, пока все утверждающие лица не утвердят инструкцию без изменений
• Принять инструкцию – утверждающее лицо согласно с инструкцией без внесения изменений. Так же утверждающее лицо может вносить комментарии в карточку инструкции.

После завершения цикла утверждения, инструкция возвращается менеджеру, который создал её, и ему предлагается разослать инструкцию сотрудникам и указать сотрудника, который будет вносить вопросы для тестирования знаний по инструкции. Такому сотруднику будет прислан ярлык на инструкцию, который автоматически откроет АРМ подготовки тестов с загруженной инструкцией.

Сами вопросы к инструкции имеют вес, описание и ответы, один из которых должен быть правильным.

В АРМе подготовки тестов можно указать период автоматического тестирования с указанием интервала, количества вопросов и их сложность. Вопросы выбираются случайным образом с учётом сложности.

Каждый сотрудник, получивший инструкцию, может заказать себе тест (результаты которого не будут запоминаться), параметры для которого (сложность и количество вопросов) будут выбраны из параметров автоматического тестирования.

Внедрение

• Внедрение происходило на базе Департамента Энергетики ОАО "Светогорск".
• Проект успешно внедрен и используется заказчиком.
• Опытная эксплуатация продолжалась с 14.06.2001 по 27.06.2001
• Проект сдан 28.06.2001
• На ноябрь 2001 года количество сотрудников использующих систему ICDS превысило 150 человек.
• В настоящее время в систему введено более 500 инструкций, и этот процесс продолжается.

Планы развития

Система полностью отвечает требованиям заказчика и не требует дополнительного развития.