О ЗАКАЗЧИКЕ

Кировский завод - одно из крупнейших промышленных предприятий Санкт-Петербурга. Производит тракторы и другие сельскохозяйственные машины, запасные части, металлопрокат, энергетические машины. На предприятии работают более 8 тыс. человек. ОАО "Кировский завод" - управляющая компания для около 20 дочерних обществ, в числе которых металлургический завод "Петросталь", Петербургский тракторный завод, завод "Универсалмаш", завод "Киров-Энергомаш" и др.

СИТУАЦИЯ

В 2008 году ОАО "Кировский завод" потребовалось уделить особое внимание уровню исполнительской дисциплины сотрудников. Эта необходимость была связана с рядом проблем: согласование документации во многих случаях происходило без использования четких регламентов и правил и требовало значительных временных затрат. В этой ситуации руководство предприятия приняло решение о внедрении автоматизированной системы с четко заданным механизмом движения документов в соответствии с разработанными регламентами.

Компания рассматривала несколько ведущих систем электронного документооборота от российских вендоров. Для реализации проекта ОАО "Кировский завод" был организован тендер, по результатам которого выбор был остановлен на компании Digital Design с предложением на основе системы управления документами и бизнес-процессами DocsVision 4.0.

РЕШЕНИЕ

Проект был реализован с апреля по сентябрь 2008 года. На первом этапе экспертами Digital Design были проанализированы бизнес-процессы заказчика и разработано техническое задание. Далее проведена автоматизация задач канцелярии, после чего на базе DocsVision автоматизирован процесс согласования ОРД и исходящей документации. Наконец, на заключительном этапе проекта было проведено обучение более 70 пользователей, а система запущена в опытную эксплуатацию.

Проект по автоматизации документооборота охватил ряд процессов корпоративного центра и дочерних обществ ОАО "Кировский завод", где система DocsVision была внедрена на рабочих местах директоров и секретарей. В ходе внедрения была автоматизирована обработка входящих, исходящих и различных внутренних документов, включая регистрацию, хранение и выдачу поручений. С помощью СЭД организованы процессы контроля исполнительской дисциплины. Также максимально глубоко было автоматизировано согласование организационно-распределительной и исходящей документации. Для этого экспертами Digital Design совместно со специалистами заказчика была задана схема прохождения документов, определены согласующие лица, внедрены шаблоны документов и т.д. Теперь в результате процесса системой генерируются лист и протокол согласования на фирменном бланке ОАО "Кировский завод". Согласование договорной документации было реализовано с использованием стандартной карточки согласования. Для этого IT-специалистами Кировского завода были настроены специальные шаблоны с предопределенными параметрами.

В системе также были задействованы аналитические функции: в частности, реализован отчет об исполнении заданий с использованием модуля расширенных отчетов, предназначенный для контроля исполнительской дисциплины. С этой же целью специалистами Digital Design были настроены отчеты, позволяющие руководителям просматривать выполненные задачи каждого сотрудника с указанием их статуса.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Система DocsVision была внедрена в 9 дирекциях ОАО "Кировский завод" и двух дочерних обществах. В дальнейшем планируется создать рабочие места еще в 11 компаниях, входящих в холдинг. Общее количество пользователей системы составляет около 500. Реализованный проект стал одним из наиболее масштабных внедрений DocsVision на промышленных предприятиях: в системе будет регистрироваться более 3 тыс. входящих документов в год.

В результате внедрения в ОАО "Кировский завод" удалось сократить сроки обработки организационно-распорядительной документации. Документы стали более доступными за счет возможности оперативного поиска в электронном архиве. Этот архив также позволил сформировать своего рода базу знаний, постоянно пополняемую за счет новых поступающих документов. Созданная СЭД обеспечивает поддержку единого механизма безопасности работы с документами.

"Система DocsVision обеспечила гибкий инструментарий для решения специфических бизнес-задач нашего предприятия", - комментирует Виталий Когтев, директор по ИТ ОАО "Кировский завод". - За счет формирования единого информационного пространства значительно ускорились коммуникации внутри компании, повысился уровень исполнительской дисциплины и, наконец, эффективность корпоративного управления в целом".

В дальнейшем в ОАО "Кировский завод" планируется внедрение решения для автоматизации работы IT-службы на базе приложения DocsVision ServiceDesk.