Гимназия №56 испытывала необходимость в создании единой информационной системы, поддерживающей административные процессы школы. Для этой средней школы, имеющей 8 компьютерных классов и более двух десятков ПК, установленных на рабочих местах администрации, стали актуальными задачи снижения количества рутинной работы, выполняемой учителями и сотрудниками школы, и высвобождения их времени для совершенствования учебных процессов. Компания Digital Design разработала и внедрила в гимназии автоматизированную систему поддержки административной работы на базе СУБД SQL Server 2000, использующую современные стандартные средства доступа к базе данных. Техническое решение выполнено в виде ядра административной системы школы, способного адаптироваться к особенностям конкретной школы.

О заказчике

Гимназия №56 – одно из крупнейших общеобразовательных учреждений Санкт-Петербурга. Учебный комплекс занимает 4 здания, в которых функционирует 84 класса. В них занимается 2480 школьников, а занятия ведут 350 учителей.

Гимназия имеет статус школы-лаборатории. В ней проводятся исследовательские работы в области технологий расширения образовательного пространства учащихся средствами интеграции основного и дополнительного образования. Также гимназия ведет программы интеграции слабослышащих детей в общеобразовательную школу.

В гимназии работает 8 компьютерных классов на базе ПК c процессорами Pentium. Из них четыре класса используются для обучения школьников 8-11 классов на уроках информатики, 2 класса – для поддержки курса информатики для учащихся 5-7 классов. Еще в одном классе проводятся занятия по технологиям Lego Dacta для учащихся 5-7 классов. Отдельный мультимедийный класс предназначен для поддержки работы со школьной медиатекой.

Школьная медиатека гимназии №56 – это информационный и учебно-методический центр гимназии, включающий библиотеку и видеокомпьютерный комплекс, которым могут пользоваться не только учащиеся, но и их родители, а также администрация и педагоги гимназии. Это важный элемент школьной информационной среды, поскольку гимназия №56 ориентируется на внедрение новых информационных технологий и творческое развитие учащихся. На базе медиатеки организовано обучение учащихся и учителей медиатехнологиям.

Ситуация

Основные программные средства, которые используются в учебном процессе гимназии – Microsoft Word, Excel, PowerPoint. «Мы долго и целенаправленно добивались того, чтобы все школьники свободно работали с компьютерными приложениями,– рассказывает Сергей Данилов, первый заместитель директора гимназии №56. — Не каждый из наших выпускников станет потом профессионалом в области ИТ, но все они будут обладать глубокими знаниями и будут способны успешно применять их в своей дальнейшей деятельности».

Школьные компьютеры объединены в единую локальную вычислительную сеть. Однако многочисленные задачи, связанные с организацией учебного процесса, выполнялись на отдельных компьютерах в виде автономных задач. При этом только в управлении гимназии функционировало 21 компьютеризированное рабочее место сотрудника. Так, тарификация велась с помощью электронных таблиц в Excel. Списки и данные учеников, родителей, педагогов поддерживались автономно для различных аспектов учебного процесса. Все это требовало постоянных усилий по ручному переносу данных между отдельными рабочими местами и сопровождалось ошибками.

Руководству гимназии стало очевидно, что школе нужна единая база данных, содержащая сведения об учениках, педагогах, родителях и ресурсах школы, на основе которой будут согласованно функционировать все административные процессы, а максимальное количество рутинных процессов работы с данными будет автоматизировано. «Крупной гимназии нужна корпоративная информационная система, способная поддерживать разнообразные взаимосвязанные организационные процессы, свойственные повседневной жизни учебного заведения, включая автоматизированную подготовку многочисленных отчетов», – подчеркивает Сергей Данилов.

«Гимназии требовалась современная информационная система, которая позволила бы перейти от бумажного к электронному учету и в результате значительно повысить контроль над деятельностью учебного заведения, – отмечает Сергей Гайдамаков, начальник отдела перспективных технологий компании Digital Design.— Это означает значительное уменьшение времени, которое преподаватели и администрация гимназии затрачивают на выполнение рутинной работы, снижение количества ошибок при решении прикладных задач, автоматическое формирование необходимых отчетов. Совместными с Гимназией №56 усилиями мы разработали и успешно передали в эксплуатацию такую систему».

Решение

Специалисты Digital Design приступили к работе в октябре 2002 г., а в мае 2003 г. заказчик получил для изучения первую версию информационной системы, обеспечивающую базовую функциональность: учет информации по ученикам и родителям, ведение справочников, учет кадров и некоторые базовые отчеты (о движении учеников, о наполняемости классов, учет помещений, предметов). В августе 2003 г. была готова полнофункциональная версия системы. Она поддерживает следующие функции:

• Ведение информации по ученикам, родителям, сотрудникам
• Формирование классов, учет движения учащихся
• Учет успеваемости
• Управление учебной нагрузкой
• Учет помещений, оборудования
• Тарификация педагогических работников
• Построение сложных запросов и получение выборок на имеющуюся информацию.

Система начала функционировать в режиме опытной эксплуатации с самого начала учебного года, а с ноября 2003 г. информационная система гимназии №56 эксплуатируется в рабочем режиме.

Информационная система гимназии создавалась как учетная система, предназначенная для решения административных задач общеобразовательного учреждения. Ее центральное звено – единая база данных, в которой хранится вся информация о школьных процессах. Она создана на основе СУБД Microsoft SQL Server 2000. На клиентских рабочих местах устанавливаются приложения, написанные на Visual Basic. Для доступа к базе данных используются стандартные методы доступа к информации (ADO, COM, обмен информацией в формате XML). «В процессе разработки системы мы использовали средства разработки Microsoft Visual Studio 6.0,- рассказывает Сергей Гайдамаков из Digital Design.— Наша компания традиционно разрабатывает информационные системы с помощью продуктов Microsoft».

Помимо централизованного хранения школьной информации в базе данных, в информационной системе реализованы средства защиты данных от несанкционированного доступа. Они включают, в частности, гибкие возможности настройки прав доступа к информации.

Преимущества

Простота использования и невысокая стоимость

Мы создавали систему, которая была бы простой и понятной для преподавателей школы и предъявляла небольшие требования к аппаратному обеспечению», — подчеркивает Сергей Гайдамаков. К клиентским местам предъявляются следующие минимальные требования: Pentium 133, ОЗУ 32 Мб, жесткий диск 1 Гб, Microsoft Windows 98/NT 4.0/2000/XP.

Разработчики использовали только стандартные методы доступа и обработки информации: ADO, COM, обмен информацией в формате XML, представление отчетов в форматах Word, Excel. «Пользовательский интерфейс системы мы стремились сделать максимально интуитивно понятным. Для этого очень хорошо подходят продукты Microsoft, – поясняет Владислав Васильев, начальник отдела разработки информационных систем компании Digital Design. — Пользователи уже привыкли работать с операционными системами Windows, продуктами Microsoft Office. Когда они сталкиваются с новым приложением, имеющим сходный интерфейс и реализованным просто и удобно, они понимают, что работают в привычной стандартной среде и чувствуют себя уверенно».

Система снабжена подробной документацией для пользователей и администратора системы. Установка серверной и клиентской частей не представляет никакой сложности. Уровня знаний системного администратора школы вполне достаточно, чтобы ее самостоятельно развернуть и сопровождать. Во многом это достигается благодаря тому, что в качестве СУБД используется Microsoft SQL Server, поддерживающий стандартные возможности резервного копирования и восстановления информации.

Возможности расширения функциональности

Информационная система, созданная в гимназии №56, представляет собой ядро, обеспечивающее поддержку основных задач по управлению учебным заведением. В будущем функциональность системы можно развивать по различным направлениям, в частности, для помощи учителям-предметникам при составлении инновационных учебных курсов.

Возможности интеграции с другими системами

Система открыта для дальнейшего развития и интеграции с другими системами. «Система целиком построена на стандартных продуктах Microsoft, а в этих продуктах предусмотрены возможности для интеграции с другими продуктами, поддерживаются открытые интерфейсы (стандарт XML, технологии ActiveX). Поэтому не представляет никакой проблемы интегрировать нашу систему с какой-либо другой, скажем, для обмена информацией с вышестоящими организациями или для встраивания предметных курсов», – отмечает Сергей Данилов.

Использование стандартной СУБД означает применение стандартных интерфейсов доступа к ней: любую информацию можно извлечь из базы данных, любую – погрузить в базу данных, применяя механизмы экспорта/импорта данных в другие системы. В частности, в начале работы над проектом в базу данных новой системы экспортировали записи из электронных таблиц, подобных Excel, в которых содержалась информация об учениках – около 2800 человек.

Еще один пример – гимназия готова интегрировать школьную систему с системой метрополитена. Подготовка и передача в метрополитен данных об ученических билетах – это одна из многочисленных административных задач школы, на которую традиционно затрачивается время учителей и администрации. «Если метрополитен обеспечит нам доступ к своим форматам данных, можно будет передавать информацию в автоматическом режиме, – отмечает Сергей Данилов. — Но даже без этого гимназии стало работать намного удобнее – достаточно сформировать запрос к базе данных и заказать соответствующий отчет».

Тиражируемость и вертикальная масштабируемость

Первоначально система разрабатывалась под нужды гимназии №56. Однако у всех школ есть общие административные задачи, и в процессе разработки было принято решение опробовать систему в физико-математическом лицее №239. «Нашу систему в дальнейшем можно распространять горизонтально, внедряя в других школах, а можно вертикально – перейдя на уровень районных отделов народного образования (РОНО), – рассказывает Владислав Васильев из Digital Design. — Для второго варианта необходима доработка верхних уровней системы. Главная проблема здесь не техническая, а финансовая».