О ЗАКАЗЧИКЕ

Johnson&Johnson Russia — российское представительство международной компании Johnson&Johnson, мирового лидера в области производства лекарственных препаратов и медицинской продукции, товаров личной гигиены, косметических средств, а также медицинских и диагностических приборов и оборудования. Johnson&Johnson — это более 110 тысяч работников по всему миру, работающих в более чем 200 отделениях компании в 57 странах. Компания производит товары известных мировых брендов: JOHNSON’S Baby, REACH, Acuvue, RoC, CLEAN&CLEAR и многих других. В России и странах СНГ продукция Johnson&Johnson представлена с 1992 г. Офисы Johnson&Johnson Russia расположены в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Новосибирске и Самаре, а также в шести странах СНГ и ближнего зарубежья.

СИТУАЦИЯ

Johnson&Johnson, как крупнейшая западная компания, предъявляет особенно высокие требования к внутренним процессам. Укрупнение компании неизбежно влечет за собой усложнение ее структуры и каналов внутренней коммуникации. Прежде всего, это касается внутрифирменной организации работы: согласования и принятия решений, оперативного доступа к корпоративной информации, своевременного выполнения поставленных задач. В этих условиях автоматизированная система управления, разработанная с учетом корпоративных IT-стандартов, является незаменимым инструментом для оптимизации внутренних процессов и повышения управляемости организации в целом.

Для Johnson&Johnson Russia требовалось создать единую систему управления бизнес-процессами в рамках общего процесса миграции IT-инфраструктуры компании на платформу Microsoft.

ЦЕЛИ ПРОЕКТА

Учитывая размеры компании и высокие требования к системе корпоративного управления, руководство Johnson&Johnson Russia выделило следующие стратегические задачи автоматизации:

• снижение рисков, связанных с несвоевременным получением либо потерей информации;
• уменьшение временных затрат на обработку и согласование служебных документов;
• оптимизация каналов внутренней коммуникации;
• адаптация западных стандартов управления к требованиям российского бизнеса.

СОДЕРЖАНИЕ ПРОЕТКА

• Анализ ключевых требований к системе
• Разработка уникальной архитектуры интеграционного решения на базе программных продуктов DocsVision, Microsoft Office SharePoint Server и Microsoft Office InfoPath
• Внедрение предложенной архитектуры в рамках пилотного проекта по автоматизации процесса согласования заявок на такси
• Построение единого электронного архива на базе корпоративного портала компании с возможностью удаленного доступа
• Поддержка полнотекстового поиска по заявкам и разграничение прав доступа к системе
• Обеспечение оперативного контроля и формирование отчетов по результатам исполнения заявок
• Разработка рекомендаций по использованию аппаратного и программного обеспечения в зависимости от предполагаемого числа единовременных пользователей и интенсивности нагрузки на систему
• Обучение более 40 ключевых сотрудников заказчика

ВЫБОР РЕШЕНИЯ И КОМПАНИИ РАЗРАБОТЧИКА

Одним из ключевых требований компании Johnson&Johnson Russia при выборе системы было соответствие предлагаемого решения корпоративному стандарту использования технологий Microsoft. Еще одним важным условием стало оптимальное соотношение цены и функциональности, а также возможность самостоятельного развития системы силами IT-депа ртамента компании. В результате изучения существующих на рынке предложений от интеграторов была выбрана компания Digital Design, специалисты которой обладают высокой квалификацией и обширным опытом реализации успешных проектов по автоматизации бизнес-процессов на базе линейки продуктов Microsoft и системы DocsVision.

РЕШЕНИЕ

Проект по внедрению системы управления бизнеспроцессами для Johnson&Johnson Russia проходил в два этапа. На первом этапе специалисты Digital Design провели анализ требований и предложили уникальную архитектуру интеграционного решения с использованием программных продуктов DocsVision 3.6 SR1, Microsoft Office SharePoint Server 2007 и Microsoft Office InfoPath. В качестве «пилотного» был выбран бизнеспроцесс согласования заявок на такси.

В ходе второго этапа были проведены работы по внедрению предложенного Digital Design решения, включающие:

• автоматизацию пилотного бизнеспроцесса;
• построение единого электронного архива заявок на базе корпоративного портала компании с возможностью удаленного доступа;
• обеспечение полнотекстового поиска по заявкам и разграничение прав доступа к системе;
• оперативный контроль и формирование отчетов по результатам исполнения заявок.

В рамках заключительного этапа проекта было проведено обучение более 40 ключевых пользователей системы и 2 системных администраторов Johnson&Johnson Russia. Все работы по проекту были завершены в течение 2 месяцев, и в апреле 2008 г. система сдана в промышленную эксплуатацию.

В ходе второго этапа были проведены работы по внедрению предложенного Digital Design решения, включающие:

• автоматизацию пилотного бизнеспроцесса;
• построение единого электронного архива заявок на базе корпоративного портала компании с возможностью удаленного доступа;
• обеспечение полнотекстового поиска по заявкам и разграничение прав доступа к системе;
• оперативный контроль и формирование отчетов по результатам

ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ

По результатам успешно выполненного пилотного проекта руководство Johnson&Johnson Russia приняло решение о поэтапном переводе важных организационных бизнес-процессов на реализованную системную архитектуру. Работы по расширению области автоматизации проводятся собственными силами IT-специалистов компании при консалтинговой поддержке Digital Design.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Внедрение системы управления бизнес-процессами позволило:

• полностью автоматизировать процесс принятия решений по служебным заявкам;
• унифицировать стандартную форму заявки;
• значительно сократить время формирования и обработки заявки;
• оперативно информировать всех участников
• бизнес-процесса о состоянии заявки;
• провести успешную локализацию западных стандартов корпоративного управления в компании.

Кроме того, специалисты Digital Design разработали рекомендации по использованию аппаратного и программного обеспечения в зависимости от предполагаемого количества единовременных пользователей и интенсивности нагрузки на систему.

Внедренная система допускает работу 350 пользователей, одновременно – до 150 человек.

ПРОГРАММНЫЕ РЕСУРЫ

• DocsVision 3.6 SR1
• Microsoft Office SharePoint Server 2007
• Microsoft Office InfoPath