Целью проекта являлась автоматизация базовых функций контроля исполнения входящих документов и жалоб, фиксация исходящих документов управления дороги.

До внедрения системы электронного документооборота вся работа по учёту и поиску необходимых документов осуществлялась "вручную" - путем регистрации в специальных журналах. Документы часто терялись, и поиск документов занимал много времени.

С использованием платформы DocsVision и набора клиентских приложений удалось решить основные проблемы, стоящие перед сотрудниками канцелярии. В результате реализации проекта внедрен мощный архив документов канцелярии, позволяющий:

• фиксировать информацию о документах и резолюциях
• обеспечивать контроль текущего состояния обработки документов и исполнения резолюций
• искать различные документы по их атрибутам и их содержимому
• строить различные оперативные и аналитические отчеты
• обеспечивать резервное хранение и архивирование информации из оперативного архива на различных физических носителях.

Решение

На платформе DocsVision были реализованы рабочие места:

• контроллеров входящих и исходящих документов
• службы жалоб
• секретарей заместителей начальника дороги.

Доступ к документам разграничивается в соответствии с должностными функциями:

• сотрудники канцелярии имеют доступ к документам по типу контроля (входящие, исходящие, жалобы)
• секретари заместителей начальника имеют доступ только к документам, стоящим на контроле у соответствующих заместителей.

Сотрудники могут осуществлять:

• фиксацию входящих, исходящих документов и жалоб в картотеке документов
• фиксация резолюций на документах
• отслеживание текущего состояния исполнения резолюция и перемещений документов
• подготовка отчетов об исполнении документов в подразделениях управления.

Клиентская и серверная части системы полностью реализованы на DocsVision. Подробную информацию о DocsVision Вы можете получить на сайте www.docsvision.com.

Начальник канцелярии Управления ОЖД Кочурова Валентина Николаевна говорит:
"Эта система очень помогает нашим девушкам в канцелярии управляться с громадным количеством документов. Раньше им приходилось "прыгать" по полкам и шкафам, чтобы искать необходимые письма, телеграммы, резолюции - а теперь сидя на своём месте им нужно только нажать пару кнопок, и необходимый документ найден. Конечно, при этом повышается и уровень обслуживания всех тех, кто обращается к нам в канцелярию".